Tips voor (samen)werken met Microsoft Teams

Steeds meer mensen werken vanuit huis en samenwerken gaat steeds vaker online. Microsoft Teams is een online samenwerkingsplatform waar je vergaderingen kunt organiseren, chatten en gemakkelijk documenten kunt opslaan. Maar hoe kun je het maximale uit je samenwerking halen via Microsoft Teams? Wij geven je een aantal handige tips voor samenwerken in Teams!

Wat is Microsoft Teams?

Wat doe je als steeds meer mensen vanuit huis gaan werken? Je bedenkt een oplossing hoe mensen vanuit huis toch samen kunnen werken. Microsoft Teams is de ideale oplossing! Maar wat is Microsoft Teams eigenlijk? Je kunt gemakkelijk met een collega chatten of videobellen, maar ook met een groep mensen. Naast (video) bellen en chatten biedt Microsoft Teams nog veel meer. Microsoft Teams is geïntegreerd met Microsoft Office 365 waardoor je gemakkelijk bestanden kunt delen met anderen. Als je gebruik maakt van Microsoft Teams heb je systemen als Word, PowerPoint, OneNote en Excel altijd binnen handbereik. Ieder bestand wordt opgeslagen in de OneDrive van Teams en een Sharepoint zodat jouw collega’s altijd toegang hebben tot gedeelde bestanden.

Juiste persoonsgegevens

Misschien wel de belangrijkste tip, maar je profiel up-to-date houden is ontzettend belangrijk om professioneel over te komen. Zorg ervoor dat jouw Microsoft Teams profiel beschikt over een recente foto en de juiste persoonsgegevens. Dit kun je gemakkelijk doen door rechts bovenaan op het icoontje te klikken. Naast een foto en persoonsgegevens is het ook belangrijk om je status bij te houden. Ben je in een gesprek? Dan kun je via Microsoft Teams gemakkelijk laten weten dat je momenteel niet bereikbaar bent. Ben je wel bereikbaar? Dan is het ook belangrijk om dit te laten weten via je status zodat collega’s contact kunnen opnemen.

Overzichtelijke Teams creëren

Als je werkt in een grote organisatie zou het kunnen zijn dat je veel verschillende Teams hebt. Teams met collega’s, Teams met zakenrelaties, maar zodra je veel Teams hebt opgebouwd zou het kunnen dat je op een gegeven moment het overzicht kwijtraakt. Om jouw Teams zo overzichtelijk mogelijk te houden zou je kunnen gaan werken met naamconventies of ordenen op alfabetische volgorde.

Haal het beste uit een online vergadering

Zodra je Microsoft Teams hebt geïnstalleerd wil je natuurlijk optimaal kunnen vergaderen, maar hoe doe je dit? Alles is in het begin even wennen maar om zo professioneel mogelijk over te komen en een goede indruk achter te laten zijn er een aantal tips. Gebruik altijd een headseat en zet jezelf op stil als iemand anders aan het praten is. Het blijft een technisch programma en er kan hier en daar ruis ontstaan als mensen door elkaar heen gaan praten. Tijdens een online vergadering is het handig om een leider te definiëren. Hiermee voorkom je onrust en loopt een vergadering soepel. Daarnaast zou je jouw Microsoft Teams status kunnen veranderen in “I am in a call” zodat jouw collega’s weten dat je op dat moment niet bereikbaar bent. Samenwerken in Teams is bedoeld om efficiënter te kunnen communiceren en met bovenstaande tips moet jouw vergadering soepel verlopen!

Teams chat zakelijk houden

Hoe houd je een Teams chat zo zakelijk mogelijk? Microsoft Teams heeft zelf al een aantal conversatieregels opgesteld zodat het gesprek zakelijk blijft. Je kunt bijvoorbeeld op het ‘duimpje’ klikken als je het ergens mee eens bent en een ‘!’ selecteren wanneer iets prioriteit heeft of belangrijk is. Om het gesprek netjes en to-the-point te houden is het belangrijk om altijd op het juiste bericht te reageren en benoem het onderwerp als je langere teksten stuurt. Omdat je vaak in Teams zit met meerdere personen is het belangrijk om ‘@’ te gebruiken als je een specifiek persoon/kanaal/team wilt benoemen. 

Wees op tijd aanwezig

Als laatste tip is het zeer belangrijk om op tijd achter je laptop te gaan zitten. Als je naar een fysieke vergadering gaat ben je ook op tijd en bij een vergadering via Teams is het niet anders. Doordat je te maken hebt met een technisch systeem kan het zo nu en dan handig zijn om te kijken of alles nog up-to-date is zodat je vrij snel aan de slag kunt gaan. Als je gebruik maakt van bovenstaande tips voor een samenwerking via Microsoft Teams ben je goed voorbereid om een belangrijk telefoontje, een vergadering of een chatgesprek succesvol te laten verlopen!